005 - ایم ایس ایکسل میں سب ٹوٹل: امان (Sub Total)

ایم ایس ایکسل میں سب ٹوٹل (Sub Total)

آفس ورک میں حساب کتاب کا بہت سا ایسا کام ہوتا ہے جس کے لیے ایم ایس ایکسل کا استعمال ہوتا ہے۔ ٹوٹل کے لیے تو سب ہی جانتے ہیں کہ کس طرح سے کیا جاتا ہے۔ لیکن کیا کبھی آپ کو ایسا حساب کتاب مرتب کرنا پڑا ہے جس میں مختلف کیٹیگری کے حساب سے ان کا ٹوٹل مرتب کرنا پڑتا ہے! وقت لگتا ہوگا ہر کیٹیگری کا الگ سے ایک ٹوٹل فارمولا لکھنا۔ لیکن حساب کتاب کی لسٹ بہت لمبی ہو تو کتنی کوفت ہوتی ہے! اور خاص کر جہاں ایک نام بار بار مختلف جگہوں پر آئے۔

اسی سلسلے میں ایک حل لایا ہوں، جس کی مدد سے آپ فوری سب ٹوٹل حاصل کرسکتے ہیں۔

مثال میں، ایک لسٹ ہے جس میں مختلف آئٹمز کا نام ہے اور ان کے سامنے ان کا وزن۔

http://img717.imageshack.us/img717/9933/71678589.jpg

1) سب سے پہلے اس لسٹ کو sort کرنا ہوگا، اس مثال میں ہم آئٹم نیم کے حساب سے sort کریں گے۔ (آپ اپنی لسٹ کے حساب سے جس سے چاہیں sort کرسکتے ہیں۔ sort کرنے کے لیے کسی بھی cell پر کلک کریں، )اس مثال میں پہلے آئٹم کو سلیکٹ کیا ہے میں نے) اور پھر DATA مینو میں جاکر sort پر کلک کریں۔ اب یہاں پہلے باکس میں، ہیڈنگ سلیکٹ کرلیں جس کے حساب سے sort کرنا ہے۔ اس مثال میں ITEM کے حساب سے کرنا ہے تو وہ سلیکٹ کرکے سب سے نیچے Header Row کو سلیکٹ کرکے اوکے کردیں۔

اب آپ دیکھ سکتے ہیں کہ آپ کی لسٹ sort ہوگئی۔

http://img376.imageshack.us/img376/6861/17991512.jpg

2) اب کسی بھی ایک cell پر کلک کریں، اور Data مینو میں جاکر Subtotals پر کلک کریں۔ اب جو ونڈو آئے اس میں پہلے باکس میں وہی کالم نیم سلیکٹ کریں جس کے حساب سے کرنا ہے، جیسے آئٹم، اس کے نیچے والے باکس میں SUM کا فنکشن سلیکٹ کریں اور اس کے بعد والے میں، اس فیلڈ / کالم پر چیک لگائیں جس کا "سب ٹوٹل" چاہتے ہیں، اس مثال میں، weight چیکڈ ہے۔ آخر کے تین چیک باکس میں سے پہلا اور تیسرا چیک کردیں، دوسرے پر چیک نہ لگائیں اور اوکے کردیں۔

http://img515.imageshack.us/img515/7654/99236446.jpg
آپ دیکھ سکتے ہیں کہ اس نے سب آئٹم کا الگ سے ٹوٹل اور آخر میں گرینڈ ٹوٹل کردیا۔

http://img532.imageshack.us/img532/4395/17278435.jpg

اب یہاں آپ "سب ٹوٹل" کے ساتھ ساتھ دوسری چیزیں بھی کرسکتے ہیں جیسے ایوریج نکالنا ہر مال کی وغیرہ وغیرہ۔ اس کے لیے دوبارہ کسی بھی سیل پر کلک کرکے subtotals میں دوبارہ جائیں اور اس بار دوسرے باکس میں sum کی جگہ average سلیکٹ کرلیں اور سب سے آخر میں جو تین چیک باکس ہیں، اس میں پہلے والے سے چیک ہٹا دیں یعنی replace current subtotals پر سے۔

اب چاہے جتنی لمبی لسٹ ہو حساب کتاب کی، کوئی پرابلم!!!!

http://img46.imageshack.us/img46/3281/97367429.jpg
http://img404.imageshack.us/img404/3289/12517192.jpg